Caisse

L'extension "Caisse" permet de gérer une caisse informatisée en temps réel :

• Catégories et produits
• Moyens de paiement
• Gestion du stock : possibilité de savoir le nombre de produits disponibles en stock
• Possibilité de lier une note à un adhérent
• Possibilité de voir rapidement le statut (à jour, expiré, etc.) d'un adhérent
• Intégration avec la comptabilité
• Reçu en PDF personnalisable
• Liste des produits à imprimer, avec les tarifs (PDF)
• Statistiques annuelles, par moyen de paiement, par mois, et par catégorie de produits
• Possibilité de modifier les moyens de paiements
• Inventaire annuel
• Réception de marchandise / sortie de stock
• Gestion des remboursements depuis la caisse

Fonctionnalités à venir :

• Gestion des créances à la clôture de caisse
• Gestion des activités et cotisations
• Inscription d'un membre directement depuis la note de caisse
• Import automatique en compta des sessions de caisse clôturées

Comment fonctionne la caisse ?

Il faut commencer par ouvrir la caisse via le bouton Ouvrir la caisse. À cette occasion il faut remplir le solde de la caisse (sous-entendu la caisse en espèces). Pour cela on peut re-compter la caisse, ce qui est une bonne habitude à prendre, même si c'est fastidieux, cela permet de vérifier que le contenu de la caisse n'a pas changé !

Une fois la caisse ouverte, l'écran propose trois options :

• Résumé
• Nouvelle note
• Clôturer la caisse

On veut encaisser un client (ou adhérent), on clique donc sur Nouvelle note. Une note est comme un panier : on met les produits achetés par le membre dedans, et on y inscrit également ce qui a été payé. Un nouvel onglet correspondant à cette note apparaît alors entre Nouvelle note et Clôturer la caisse, il indique l'heure d'ouverture de cette note, ainsi que son numéro.

Afin de simplifier le suivi des notes, il est possible de donner un nom à la note en cliquant sur le bouton Renommer. En tapant le nom d'un membre, cela recherche dans la liste des membres et affiche le statut (à jour, en retard, etc.) des inscriptions et cotisations du membre. En cliquant sur un membre de la liste, la note sera associée à ce membre.

Il est également possible d'ignorer la liste des membres et appuyer sur la touche Entrée pour donner le nom entré, même s'il n'existe pas dans les membres enregistrés. Cela permet de préparer l'inscription du membre lors de la clôture de la caisse par exemple, si les inscriptions sont prises sur papier.

Sur la note elle-même, la colonne de gauche indique le contenu de la note (liste des produits achetés) ainsi que les règlements effectués.

La colonne de droite liste les produits qu'il est possible d'ajouter à la note. Le champ Recherche rapide permet de rechercher dans les produits. Cliquer sur un produit l'ajoute à la note.

De retour dans la colonne de gauche on peut voir la liste des produits, leur quantité et leur prix, le total, ainsi que le reste à payer. Si des paiements ont été enregistrés ils sont listés en dessous. Tout en bas se trouve le formulaire permettant d'enregistrer un règlement, déjà pré-rempli avec le reste à payer.

On peut cliquer sur la quantité d'un produit pour le modifier, et de même avec le prix d'un produit. Enfin en cliquant sur l'icône de croix, on supprime le produit de la note.

Une fois que la note a été entièrement réglée, un bouton Clore la note apparaît en haut de la page. En cliquant dessus, la note se retrouve à la fin de la liste des notes, en barré et grisée. On considère que le "client" est parti et a réglé ce qu'il devait. Il est possible de rouvrir la note s'il revient acheter autre chose.

Une note peut être supprimée, mais uniquement si elle ne contient plus aucun paiement ni aucun produit. Il faut la clôturer, puis un bouton "Supprimer la note" apparaît.

Clôture de caisse

En fin de journée, on clôture toutes les notes. Celles qui n'ont pas été réglées (créances) devront être vidées et supprimées (et la créance notée quelque part évidemment).

On clique ensuite sur le bouton Clôturer la caisse.

À ce stade il faut recompter la caisse (billets et pièces) et indiquer le solde compté. Le logiciel indiquera si le solde compté est correct ou non. S'il ne l'est pas, il demandera à re-compter la caisse pour vérifier que ce n'est pas une erreur humaine au niveau du décompte. Si l'erreur persiste, l'erreur de caisse sera enregistrée. De petites erreurs de quelques euros peuvent arriver fréquemment, ce n'est pas un problème. S'il manque plus de 10 €, ou s'il y a plus de 10 € en trop, peut-être qu'un produit a été oublié dans une note ou compté mais pas payé ?

La seconde partie du formulaire de clôture invite à vérifier les paiements (par chèque ou carte par exemple), l'idée est de cocher chaque paiement en présence du justificatif associé. Par exemple pour un chèque on vérifie que le chèque avec le bon numéro et montant est bien présent.

Enfin on valide en cochant la case en bas de page avant de cliquer sur le bouton de Clôture. La caisse ne pourra plus être modifiée après cette étape.

Après la clôture, le résumé est présenté et peut être imprimé si besoin.

Gestion des catégories et produits

Le bouton "Gestion et statistiques" permet de modifier les catégories et produits de la caisse.

Chaque catégorie peut désigner un code de compte du plan comptable.

Import dans la compta

Pour le moment, la caisse étant en beta, elle produit un export au format CSV qu'il faut ensuite importer dans le bon exercice.

Il faut donc créer le fichier CSV selon la période désirée, puis l'importer manuellement dans la compta. Cela permet de vérifier les écritures avant qu'elles ne soient passées en comptabilité.

Personnaliser le reçu PDF

Pour personnaliser le PDF il faut recopier le squelette HTML par défaut dans un squelette nommé caisse_invoice.html à la racine des squelettes du site web. Modifier ensuite le squelette à sa convenance. Voir la documentation des squelettes pour plus de détails.