Le registre spécial n'est plus une obligation de la loi du 1er juillet 1901. L'ordonnance n° 2015-904 du 23 juillet 2015 rend facultative sa tenue.

Ce registre est défini et expliqué dans la loi :

Loi du 1er juillet 1901

Article 5

(...) Les modifications et changements seront en outre consignés sur un registre spécial qui devra être présenté aux autorités administratives ou judiciaires chaque fois qu'elles en feront la demande.

Décret du 16 août 1901

Article 3

Les déclarations relatives aux changements survenus dans l'administration de l'association mentionnent :
1° Les changements de personnes chargées de l'administration ;
2° Les nouveaux établissements fondés ;
3° Le changement d'adresse du siège social ;
4° Les acquisitions ou aliénations du local et des immeubles spécifiés à l'article 6 de la loi du 1er juillet 1901 ; un état descriptif, en cas d'acquisition, et l'indication des prix d'acquisition ou d'aliénation doivent être joints à la déclaration.

Article 6

Les modifications apportées aux statuts et les changements survenus dans l'administration ou la direction de l'association sont transcrits sur un registre tenu au siège de toute association déclarée ; les dates des récépissés relatifs aux modifications et changements sont mentionnés au registre. La présentation dudit registre aux autorités administratives ou judiciaires, sur leur demande, se fait sans déplacement au siège social.

Article 31

Les registres prévus aux articles 6 et 26 sont cotés par première et par dernière et paraphés sur chaque feuille par la personne habilitée à représenter l'association ou la congrégation (...). Les inscriptions sont faites de suite et sans aucun blanc.

Rédiger un nouveau registre spécial

Préparer le cahier

Il faut utiliser un cahier répondant à ces exigences :

  • broché (cousu ou agrafé de préférence, plus facile à réparer)
  • solide avec une couverture cartonnée (il doit résister à l'usure)
  • pas de feuilles mobiles (donc pas de classeur, ni de reliure à spirale)
  • il est plutôt fastidieux de parapher et numéroter les pages, limitez-vous donc en nombre de pages, 48 suffisent, les mentions qui y seront indiquées sont plutôt brèves.

Ensuite prendre le cahier et :

  • annulez les verso. Cela permet d'éviter les problèmes de bavures. Barrez chaque page verso de l'angle inférieur gauche à l'angle supérieur droit et écrivez la mention "Face annulée" le long du trait. Ces pages annulées ne sont pas à coter ou parapher.
  • numérotez les pages. Commencez sur la première feuille du cahier, ne prenez pas en compte les pages cartonnées de la couverture. Numérotez chaque page à partir de 1, en bas à droite de la feuille.
  • paraphez les pages. Reprenez chacune des pages que vous avez numéroté et ajoutez-y vos initiales pour authentifier la page.
  • rédigez la page de garde. Sur la première page immédiatement après la couverture (page n°1), inscrivez au centre de la page le nom de l'association suivi de la mention "Association régie par la loi de 1901"

Mention inaugurale

Inscrivez sur la page n°2 la mention suivante :

Registre spécial obligatoire de l'association (nom de l'association) côté par première et dernière par moi (nom et prénom du représentant), (fonction du représentant), qui ouvre le présent, y mentionne les informations relatives à la création de l'association (date de création, adresse complète du siège, n° d'enregistrement et date du récépissé de déclaration préfectorale); ayant pour objet :

(objet de l'association inscrit au journal officiel)

ainsi que les dernières informations concernant les statuts qui la régissent aujourd'hui. Le Conseil d'administration est composé de (noms et prénoms et fonctions). Déclaration en a été faite à la (sous) préfecture de (chef-lieu de département ou d'arrondissement).

Événements à consigner

Seulement les événements suivants doivent être consignés :

  • Modification des statuts (y compris objet et dénomination)
  • Changement des personnes chargées de l'administration
  • Changement d'adresse du siège social
  • Ouverture d'un nouvel établissement
  • Achat ou vente d'un immeuble

Pour chaque événement, on mentionnera une brève description reprenant les éléments essentiels ainsi que la date du récépissé délivré par la Préfecture. Il nous paraît intéressant que chaque mention soit signée de son rédacteur.

Pour séparer les mentions, on tirera un trait horizontal et les mentions se succèderont en évitant tout espace vierge entre les textes.

Sources