Documentation Comptabilité

Un graphique simplifié permet de voir le bilan des recettes et dépenses de l’exercice courant ainsi que le solde des comptes et caisses.

Import / Export

Une possibilité est offerte pour exporter le journal comptable au format CSV provenant de Garradin. Chaque ligne comporte un numéro d'opération avec les opérations existantes.

Il est aussi possible d’exporter ces opérations au format ODS, un format ouvert de classeur qui peut être ouvert aussi bien par les suites bureautiques tels que LibreOffice (qui a remplacé OpenOffice), Calligra ou encore Excel ou OnlyOffice. Il est conseillé de choisir ce format si on travaille sur Excel car l’import et l’export de fichiers csv peut poser problème.

Des fonctions d’import sont aussi possibles soit avec un format CSV similaire aux données exportées (les lignes sans numéro seront ajoutées, les autres seront remplacées), soit au format du logiciel de comptabilité Citizen Place (http://www.citizenplace.com/).

Une recherche par requête SQL, réservée à un public averti permet d'extraire des données selon vos besoins.


A. Saisie des opérations

Chaque saisie d'opération, quelle que soit sa nature, est définie par :

  • une date (obligatoire) à l'aide d'un calendrier
  • un libellé (obligatoire)
  • un montant (obligatoire) avec une monnaie personnalisable (euro…)
  • un Numéro de pièce comptable, à définir à votre guise
  • un champ pour des remarques
  • le projet associé, s'il existe (voir E. Exercices & projets)

A.1. Recette

Il est possible pour cette opération de définir le moyen de paiement utilisé (espèces, chèques, CB, Prélèvement, Virement…) ainsi que la catégorie associée ( Cotisations, Dons et collectes, Manifestations diverses, locations, ventes, Subventions, etc.). Toutes ces catégories sont modifiables et adaptables dans le menu D. Catégories & comptes.

A.2. Dépense

Pour cette opération, vous pouvez aussi définir le moyen de paiement utilisé (espèces, chèques, CB, Prélèvement, Virement…) ainsi que la catégorie associée ( Achat de consommables, Achat de marchandises, Divers, Fournitures administratives, Factures d'eau, Frais d'actes et de contentieux, Frais de déplacement, Frais postaux, Licences, Locations, Prestations, Assurance, Publicité, Services bancaires…). Ces catégories sont aussi modifiables et adaptables dans le menu D. Catégories & comptes.

A.3. Virement interne

Cet opération sert à justifier un virement interne de la Caisse, ou Chèques à encaisser, ou Paiements CB à encaisser, vers la caisse ou la banque de l'association. Il ne présente aucune autre option.

C'est ici que l'on peut enregistrer ses remises de chèques/CB à encaisser (voir C.3 et C4) ou espèces en banque.

A.4. Saisie avancée

La saisie avancée permet de saisir une opération en débitant un compte défini dans une liste de champs de classe du plan comptable standard pour le créditer vers une autre liste de champs du même plan comptable.

(A compléter pour une explication plus détaillée sur le rôle de cette saisie)


B. suivi des opérations

(A compléter)


C. Banques et Caisses

C.1. Comptes bancaires

Il est conseillé de définir au moins un compte bancaire avec :

  • un libellé
  • Un nom
  • Un solde initial
  • Un numéro IBAN
  • le Code BIC/SWIFT de la banque (associé)

Ce compte pourra être utilisé pour toutes les opérations (hors espèces) de recette et de dépense.

C.2. Journal de caisse

Cette page indique les opérations en espèces qui ont déjà été encaissés.

C.3. Chèques à encaisser

Cette page vous présente la liste des chèques qui n'auraient pas été indiqués comme encaissés lors de la saisie de recette ou dépense (En attente d'encaissement).

C.4. Paiements par carte à encaisser

De même, cette page présente la liste des paiements par CB qui n'auraient pas été indiqués comme encaissés lors de la saisie de recette ou dépense (En attente d'encaissement).


D. Catégories et comptes

(A compléter)


E. Exercices & projets

Cette entrée de menu peut vous aider à créer des projets utiles, avant de commencer à saisir des opérations de recette ou de dépenses qui y seront rattachées.

E.1. Exercices

Chaque exercice est défini par un nom et une plage de dates : une année par défaut, mais ces valeurs sont modifiables et personnalisables. Pour chaque exercice, il est possible de consulter le journal général (avec les opérations classées par date), le Grand livre (opérations classées par classes du plan comptable), le compte de résultats (répartition par Charges ou par Produits) ou le Bilan (répartition Actif et Passif). Tous ces bilans sont proposés au format écran mais aussi au format imprimable.

E.2. Projets (compta analytique)

De même que les exercices, mais non restreint à des intervalles de temps, ils peuvent définir des projets uniquement en définissant un libellé. Chaque projet propose comme pour les exercices un journal général (opérations classées par date), un Grand livre (opérations classées par classes du plan comptable), un compte de résultats (par Charges ou par Produits) ou un Bilan (Actif et Passif). Tous ces bilans sont proposés au format écran mais aussi au format imprimable.