Membres : Gestion des adhérents

Cette page permet de voir la liste des membres, en rechercher, effectuer des traitements par lot comme changer de catégorie (bureau…), exporter ou supprimer.

Vous pouvez aussi effectuer des recherches avancées et les sauvegarder.

Il est aussi possible d'exporter des membres (au format Libreoffice ou CSV avec leurs informations) ou d'en importer en respectant le format imposé (voir Import de membres en CSV )

Cliquer sur un membre permet de :

  • modifier sa fiche et les informations associées
  • lui écrire un message (en interne ou à son adresse e-mail)
  • entrer sa cotisation (si elles sont pré-définies)
  • le supprimer (ou mieux, le conserver dans les anciens membres)
  • voir le suivi, l'historique de ses cotisations

A. Ajouter

Avant de commencer à vouloir ajouter des membres, il peut être utile de définir :

  1. différents types de cotisation dans « Membres / Cotisations »
  2. des catégories de membres avec leur cotisation dans « Configuration  /  Catégories de membres » et de définir la cotisation pour chaque catégorie, ainsi que des options (consultation, écriture dans le wiki, visibilité des autres membres, de la comptabilité...).

Lors de l'ajout de membres, chaque numéro de membre doit être unique. Ce numéro est incrémenté de manière automatique. Entrer les différentes informations et la catégorie pré-définie pour chaque membre :

  • Nom & prénom
  • Adresse E-Mail
  • Adresse postale + Ville + Pays
  • Numéro de téléphone
  • Inscription à la lettre d'information

B. Cotisations

Cette page permet de voir les membres ayant payé une cotisation « type ». Modifier une cotisation type ne change pas le montant déjà appliqué, cette modification ne s’appliquera qu’aux futures cotisants. C'est le montant par défaut qui est affiché, mais qui peut être modifié.

  1. Ajouter : Ajouter une cotisation type, avec son intitulé, son montant, sa durée (en jours, fixe ou ponctuelle)
  2. Saisir une cotisation : Attention, il faut connaître le numéro du membre pour saisir pour le montant, la date, le numéro de pièce comptable. Il peut être plus pratique de passer par le menu "Membres" pour saisir une cotisation.
  3. Rappels automatiques : Un processus de gestion des rappels automatiques par renvoi de mails pour demande de renouvellement automatique d'adhésion. Des mots clefs sont utiles pour rédiger le mail : #IDENTITE - #NB_JOURS - #NOM_ASSO - #ADRESSE_ASSO - #EMAIL_ASSO - #SITE_ASSO

C. Message collectif

Il est possible d'adresser un message, envoyé par mail à des groupes d’adhérents selon leur catégorie (président, membres…) Il est aussi possible d’écrire uniquement à ceux inscrits à la lettre d’information Il suffit de cocher une case pour recevoir une copie des mails.