Catégories et activités

On peut attribuer des catégories et des activités aux membres d’une association. Il est même obligatoire d’indiquer une catégorie, ce qui n’est pas le cas des activités.

Les catégories

Les catégories sont obligatoires elles peuvent donner des « droits » aux membres de l’association. Elles peuvent être cachées et ne sont pas liées aux activités ni aux écritures comptables.

Les droits vont du « moins » :

  • pas d’accès

au « plus » :

  • lecture (simple consultation)
  • lecture et écriture (consultation et possibilité d’ajouter des membres)
  • administration (lecture, écriture, modification, suppression)

Les catégories sont liées à des parties du site : gestion des membres, comptabilité, wiki, configuration. Par défaut, le logiciel propose trois catégories (administrateur, ancien membre ou membre actif), elles ne sont pas forcément les plus adaptées à votre association, il vaut mieux les personnaliser.

Attention : on ne peut attribuer qu’une catégorie à un membre

Les activités

Les activités peuvent être sur une durée pré-définie en nombre de jours ou de date à date, ou pas du tout (cotisation ponctuelle). Elles peuvent avoir un tarif, auquel cas, l’inscription d’un membre dans une activité sert aussi d’écriture comptable, ou non. Et, elles sont totalement indépendantes des droits d’accès au site.

Un membre peut avoir plusieurs activités.

À noter : il est très conseillé de passer par les activités pour saisir les paiements des membres. Cela permet à la fois de saisir les écritures comptables, de gérer les renouvellements de cotisation et, au final, de savoir combien de membres à jour de cotisation il y a dans l’association.

En savoir plus sur :

Quand utiliser les activités et les catégories ?

Les activités

Les activités servent à la gestion « matérielle » des membres :

  • suivi des cotisations ;
  • inscriptions à des activités de l’association ;
  • écritures comptables des paiements des membres.

Les catégories

Les catégories sont déconnectées de l’aspect « matériel » mais peuvent donner des droits d’accès au site. On pourra les utiliser pour :

  • catégoriser les membres ayant des fonctions spécifiques dans l’association (administration, comptabilité, animation) ;
  • avoir des membres spécifiquement webmestres du site (avec tous les droits dessus) ;
  • si l’association a tout son carnet d’adresses dessus, répartir les types d’adresses autres que celles de membres en catégories sans droit d’accès au site, par exemple :

    • médias et communication ;
    • administrations ;
    • autres ressources utiles.

Ajouter une catégorie

Dans le menu Configuration, aller sur Catégories de membres, en dessous de la liste des catégories, saisir le nom de la nouvelle ①, cliquer sur le bouton Ajouter, elle apparaîtra dans la liste ②.

Ajout d'une catégorie

Par défaut, la catégorie a des droits limités. Pour les personnaliser, cliquer sur le bouton Modifier à droite de la catégorie. Cocher ou décocher les cases ① selon les besoins, cliquer Enregistrer quand on a fini, la catégorie est bien modifiée ②.

Catégorie : gestion des droits

Modifier la catégorie d'un ou plusieurs membres

L’une des façons de procéder, aller sur la liste des membres (menu Membres). Cocher les membres dont on veut changer la catégorie ①, en bas à droite de la fenêtre, aller sur Choisir une action à effectuer, sélectionner Changer de catégorie.

Modifier la catégorie de plusieurs membres

Dans la nouvelle fenêtre, il ne reste plus qu’à sélectionner la nouvelle catégorie.

Sélectionner une catégorie

Pour voir tous les membres d'une catégories, dans le menu Configurations, aller sur Catégories de membres, cliquer sur le bouton Liste des membres. Il sera possible ensuite de modifier, au besoin les membres de la catégorie sélectionnée et de leur affecter une autre.

Liste des catégories


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