Déterminer le nombre d’adhérents et d’adhérentes

Déterminer le nombre d’adhérents de l’association ayant payé une cotisation sur un exercice clôturé, voire, une période donnée dépend de plusieurs facteurs :

  • la saisie de l’adhésion, il est préférable de le faire d’une seule façon, et, plutôt en passant par la fiche du membre que directement en comptabilité ;
  • le nombre de tarifs ;
  • les comptes favoris ajoutés ;
  • éventuellement, les connaissances et les capacités en matière informatique des personnes.

Cette page de wiki essaie de recenser toutes les façons possibles de faire.

La plus simple : une division

Si vous n’avez qu’un seul tarif, prenez le montant du compte de recettes : 756 Cotisations et les sous-comptes éventuels et divisez-le par le montant de la cotisation, ce qui donne, forcément le nombre d’adhérents.

Inconvénients : cela n’est pas possible s’il y a des tarifs différents et on ne peut pas utiliser cette méthode pour exporter la liste des membres actifs.

Utiliser les activités

Création d’une activité

On peut ainsi créer des activités ou une grille tarifaire, leur affecter un compte favori ce qui permet, notamment pour l’ajout de membre et, surtout les cotisations, de saisir tout d’un bloc tant les coordonnées de la personne, dans le cas d’une nouvelle adhésion, que les informations concernant la cotisation et l’écriture comptable. Une activité peut avoir des tarifs différents ce qui permet de voir rapidement combien il y a d’inscrits dans une activité et aussi de voir la ventilation par tarif.

Dans Activités et cotisations, aller sur Ajouter une activité :

  • ajouter un libellé, obligatoire, dans l’exemple, elle s’appelle « Cotisation annuelle – 365 jours », elle aurait pu s’appeler autrement ;
  • saisir la description, c’est facultatif, mais ça peut être utile pour les personnes (surtout les bénévoles) qui peuvent être amenées à saisir ou manier les informations ;
  • indiquer la période cliquer sur Enregistrer pour créer l’activité.

Ajouter un tarif

La deuxième étape consiste à Ajouter un tarif :

  • ajouter un libellé, obligatoire, dans l’exemple, « Demi-tarif annuel », il aurait pu s’appeler autrement ;
  • saisir la description, c’est facultatif ;
  • indiquer le montant ;

Créer un tarif

  • cocher la case Enregistrer en comptabilité il faudra indiquer l’exercice concerné ① et choisir un compte ②, rajouté des sous-comptes de Recettes de cotisation pour pouvoir différencier les types de cotisations (ça n’est utile que selon la taille de l’association).

Affecter un compte de recettes à un tarif

Chaque fois qu’on inscrira dans cette nouvelle activité, il faudra seulement indiquer dans quel compte imputer la cotisation dans un Compte de règlement. L’écriture comptable sera passée automatiquement.

On peut voir les activités globalement avec le nombre de personnes inscrites :

Nombre de membres inscrits sur une activité

ou la liste des membres et exporter cette dernière dans un tableau qu'on pourra par la suite traiter dans un logiciel tableur tel que Calc de LibreOffice, Excel ou OnlyOffice par exemple.

Liste des membres inscrits

Inconvénient : il faudra recréer ces activités à chaque changement d’exercice.

Une requête Sql

Accéder au module Sql

Aller dans Configuration et sur l’onglet Fonctions avancées.

Cliquer sur l’onglet SQL ① pour accéder à la page de saisie d'une requête, saisir la requête ②, appuyer sur le bouton Exécuter ③ pour lancer la requête.

Saisir une requête Sql

La requête s'affiche en dessous.

Résultat de la requête SQL

Un exemple de requête à faire

On peut faire une requête Sql en se basant sur celle-ci  :

  strftime('%Y', su.date) AS 'Année',
  COUNT(*) AS 'Nombre inscriptions',
  s.label AS 'Activité',
  f.label AS 'Tarif'
FROM services_users AS su
  INNER JOIN services s ON s.id = su.id_service
  INNER JOIN services_fees f ON f.id = su.id_fee
GROUP BY s.id, f.id, strftime('%Y', su.date);

Inconvénient : il faut savoir utiliser Sql et on ne peut pas exporter les résultats.


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