Clôture, modification, suppression des exercices comptables

Rappel législatif et réglementaire

En droit français, un exercice comptable dure douze mois, sauf exception (création de la structure en cours d’année civile par exemple pour un exercice que l’on calera du 1er janvier au 31 décembre par la suite). À l’issue de l’exercice, les comptes doivent être clôturés et ne devraient plus être modifiés.

À noter : sauf exception, on ne modifie pas les dates de l’exercice comptable en cours d’exercice.

Pour en savoir plus : Quelle doit être la date de clôture d'un exercice comptable.

Clôturer un exercice

Dans la section Comptabilité aller sur Exercices et rapports, sélectionner l’exercice concerné. Cliquer sur Clôturer.

Choix de l'exercice à clôturer

Une confirmation sera demandée. Le rappel des dates des début et de fin de l’exercice permet une ultime vérification avant sa clôture.

Ultime vérification avant clôture

À ce stade, il est encore possible de modifier l’exercice, nom et dates. Si la modification de ces dernières fait que la date des écritures se situe après celles de l’exercice, il est possible, en cochant la case Déplacer les écriture postérieures dans un autre exercice de les replacer soit dans l’exercice suivant s’il a été créé auparavant, soit d’en faire un nouveau.

À l’étape suivante, il est demandé si on veut ou non commencer un nouvel exercice. On peut passer l’étape si ce n’est pas souhaité (exercice déjà ouvert par exemple).

L’exercice clôturé apparaît comme tel dans la liste des Exercices & rapports et il n’est plus possible d’intervenir dessus à partir de ce menu.

L'exercice est clos

Modifier un exercice clôturé

Il peut arriver qu’il soit nécessaire de modifier un exercice clôturé, par exemple pour affecter une subvention reçue un peu tard à l’année de l’exercice. C’est possible, bien qu’à éviter au maximum, depuis la version 1.1.

Dans le menu Configuration, aller sur l’onglet Fonctions avancées. Sélectionner l’exercice à ré-ouvrir.

Ré ouverture de l'exercice clôturé

À noter : l’information sur la possibilité de modifier un exercice n’apparaît, dans l’espace de configuration avancé que s’il existe déjà un exercice clos.

Il est également possible d’exporter au format CSV ou ODS (format de tableur pour Calc, Excel, Gnumeric, Calligra Sheet, etc., à choisir de préférence pour les personnes qui utilisent Excel) l’exercice et de le réimporter en tant que nouvel exercice afin de pouvoir le retravailler.

Supprimer un exercice

Pour supprimer un exercice, aller dans Exercices et rapport. Sélectionner l’exercice.

Sélection de l'exercice à supprimer

Dans l’étape suivante, il faudra confirmer la suppression de l’exercice. Cette suppression est définitive et il n’y aucun moyen de récupérer les données.

Suppression définitive de l'exercice

Recommandation : exporter l’exercice, au format CSV ou tableur, avant afin d’avoir d’en avoir une copie au cas où il y aurait eu une erreur. Il sera ainsi possible d’importer les données et de corriger la bourde rapidement.

Pour aller plus loin


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