Les bases de la comptabilité

Que dit la loi française

La loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association n’exige rien de particulier des associations qu’elle définit dans son article 1er comme :

L’association est la convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d’une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices. Elle est régie, quant à sa validité, par les principes généraux du droit applicables aux contrats et obligations.

En pratique, les associations peuvent, voire, doivent, avoir une comptabilité en fonction :

  • de leurs statuts ;
  • de leur taille et du volume financier qu’elles sont amenées à brasser de ce fait ;
  • de leurs sources de financement (notamment financements publics) ;
  • de leur objet social ;
  • des agréments dont elles ont besoin pour leurs activités ;
  • de l’exercice ou non d’une activité lucrative.

Cela fait l’objet de précisions dans le cadre du plan comptable associatif de 2018 (PCA 2018).

À partir du moment où les statuts prévoient que les comptes de l’association sont approuvés annuellement, un suivi des dépenses et recettes s’impose. A minima, cela peut se faire avec une simple feuille de calcul dans un tableur tel que Calc de LibreOffice ou Excel. Mais, si l’association entre dans l’une des catégories prévues par le PCA 2018, elle doit d’une part avoir une comptabilité en partie double qui lui permet de faire des bilans et des comptes de résultats, d’autre part de suivre le PCA 2018 pour les associations de droit français.

D’une manière générale, suivre le PC2018 permet d’avoir une gestion plus fine des données comptables, financières et bénévolat.

Les principes

Annualité de la comptabilité

Une comptabilité se tient sur l’exercice ou année comptable, qui peut être une année civile (du 1er janvier au 31 décembre) ou non du moment qu’elle ait la même durée, sauf exception (création d’une association par exemple).

Indépendance des exercices : on doit rattacher les dépenses et les recettes à l’exercice comptable qu’ils concernent, indépendamment de la date de la facture et on ne comptabilise qu’une seule fois une facture. D’où les notions de « charges constatées d’avance ».

Un exercice est clôt une bonne fois pour toutes et on ne peut plus modifier un exercice quand il a été clôturé (xe qui peut se faire, évidemment au début de l’exercice suivant).

L’actif et le passif

Ces notions sont fondamentales en comptabilité, ce sont, pour l’actif les biens possédés par l’association :

  • immobilisations (actifs immobilisés), à ventiler dans les comptes d’immobilisation en classe 2 ;
  • actif circulant : stocks (à ventiler dans les comptes de stocks et d’en-cours en classe 3), créances et valeurs mobilières de placement (à ventiler dans les comptes d’immobilisations en classe 2) ;
  • la trésorerie et les placements (à ventiler dans les comptes d’immobilisations en classe 2).

Pour le passif, il s’agit des moyens financiers, à ventiler dans les comptes de capitaux en classe 1 :

  • fonds propres ;
  • emprunts et dettes assimilées.

La saisie en partie double

Cela consiste à débiter le compte concerné par l’objet du paiement, par exemple 6061 Fournitures non stockables et créditer le compte qui sert à payer, par exemple 512A Compte courant, du même montant. On n’a rien d’autre à faire. La balance se fait automatiquement. Cette façon de procéder permet de mieux contrôler la compatibilité et de limiter (ou supprimer) les fraudes. En outre, on a ainsi une vue fidèle de la situation financière de l’association à une date donnée, ce que ne permet pas une simple comptabilité de type « recettes-dépenses », et, en définitive, c’est plus simple avec un logiciel comme Garradin.

Astuce : pour une association de petite ou de moyenne taille qui ferait saisir sa comptabilité par des bénévoles pas formés aux règles de la comptabilité, on peut suggérer, pour les aider, de fournir aux personnes une liste de dépenses et de recettes type avec les numéros de compte associés. Cela devrait faciliter la saisie des écritures et la rendre plus rapide (et moins ennuyeuse).

Techniquement, on saisit une dépense ou une recette et on choisit le compte d’affectation dans la liste que le logiciel propose. S’il est possible de se tromper de compte, il n’est pas possible de se tromper de classe de compte puisqu’on commence par choisir le type d’écriture.

L’ensemble des écritures est saisi dans le « Grand journal » et elles servent à la production des bilans et comptes de résultats.

le bilan et le compte de résultat

Obligatoires dans certains cas, ce sont des documents qui permettent non seulement de suivre l’activité et les ressources de l’association, mais aussi d’élaborer le rapport financier.

Le compte de résultat est un état financier qui synthétise l’ensemble des charges et produits pour l’exercice comptable. Il donne le résultat net, différence entre les produits (recettes) et les charges (dépenses). Quand le résultat est positif, on parle de bénéfice, quand il est négatif de déficit. On peut ainsi voir l’enrichissement ou l’appauvrissement de l’association.

Le bilan est une photographie du patrimoine de l’association, il est utile aussi pour le calcul d’impôts éventuels. Il doit être fait à la clôture de l’exercice comptable. Il donne une idée de l’état financier, passant, de la santé financière de l’association.

Rappel : une association peut, et c’est même de bonne gestion, réaliser des bénéfices, mais ce ne doit pas être son objet social et ils ne peuvent être distribués aux adhérents.

La fiscalité

Les associations de loi de 1901 ne sont pas assujettis aux impôts « commerciaux », à savoir : impôts sur les sociétés, contribution économique territoriale, TVA, préambule de la documentation, Bulletin officiel des finances publiques du 11 mars 2020, BOI-IS-CHAMP-10-50-10, sauf lorsqu’il est admis qu’elles exercent une activité lucrative.

Elles sont assujetties aux autres impôts comme n’importe quel autre contribuable :

  • taxe foncière et taxe d’habitation si elles ont des locaux associatifs ;
  • redevance audiovisuelle si elles ont une télévision dans leur local.

Elles sont également assujetties, le cas échéant, aux divers impôts et taxes (d’apprentissage, sur les salaires, les voitures, etc.) en fonction de leur situation ou de leurs activités. C’est à voir au cas par cas. Au besoin, les directions départementales des finances publiques disposent d’un ou d’une correspondante association qui peut répondre à leurs questions (voir ci-dessous comment le trouver).

Pour aller plus loin