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Page Name:Import de membres en CSV
Date: 2019-12-11 23:11:15
Original User: francoisa
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Importer des membres rapidement

Garradin est capable d'importer une liste d'adhérents depuis un autre logiciel de gestion associative que vous utilisez déjà ou depuis un tableau. Pour cela il convient d'adapter le fichier exporté avec l'autre logiciel au format attendu par Garradin, le format CSV.

1. Préparation du fichier CSV

Avant d'importer ce fichier, il faut d'abord examiner comment Garradin stocke les informations de membres (le nom des différents champs, notamment...).

Un bon départ est de commencer par créer 1 ou 2 adhérents "factices" puis d'exporter le fichier Garradin (Membres -> Exporter en CSV).

En important ce fichier avec les membres factices dans un tableur (par exemple LibreOffice Calc), on constate que :

  • le codage de caractères est Unicode (UTF 8)
  • la virgule est utilisée comme séparateur de champs
  • les guillemets sont utilisés comme séparateur de texte

Dans la foulée, il est utile également de noter le nom des différents Champs/Colonnes qui composent le fichier : numéro, nom, email, etc...

     "numero","nom","email","adresse","code_postal","ville","pays","telephone","lettre_infos","statut","Catégorie membre"

2. Ajout des futurs nouveaux membres

  • Importer dans Calc le fichier provenant de l'autre logiciel
  • Renommer les Champs existants afin qu'ils correspondent EXACTEMENT à ceux utilisés dans Garradin (attention : pas d'accents ni d'espaces...)
  • Sauvegarder l'ex-tableau au format CSV pour Garradin en vérifiant le bon paramétrage au moment de l'export. Sous LibreOffice, cocher la case "Editer les paramètres de filtre" et choisissez :
    • Jeu de caractères : UTF-8,
    • séparateur de champ : virgule,
    • séparateur de texte : guillemet double,
    • [x] mettre entre guillemets toutes les cellules de texte

3. Import du fichier CSV dans Garradin

Voilà, à ce stade il ne reste plus qu'à importer le nouveau fichier CSV dans Garradin et, à priori, ça devrait fonctionner du premier coup…

Si vous avez une erreur sur le fait que l'adresse email n'est pas unique, peut-être préférez-vous utiliser un autre champ pour identifier le membre, comme son numéro, pour cela voir la [FAQ]. Cela réglera le problème.

Et pour info, on peut personnaliser cette fiche Membres en créant de nouveaux champs et c'est une astuce possible pour récupérer des informations complémentaires provenant d'un autre logiciel : il suffit juste de les créer dans Garradin AVANT d'importer le fichier.

Précisions utiles

  • l'ordre des colonnes n'a aucune importance, ce qui est utilisé par Garradin c'est le nom des colonnes (dans la première ligne du tableau)
  • les colonnes qui ont un nom qui ne correspond pas à un champ de la fiche membre seront ignorés
  • si le numéro de membre est précisé, (colonne "numero") la fiche membre correspondante à ce numéro sera mise à jour, sinon si le numéro de membre est vide un nouveau membre sera créé avec un nouveau numéro
  • Garradin sait détecter le séparateur de colonnes, qui peut être une tabulation, une virgule ou un point-virgule, ça n'a pas d'importance.